Online burgerlijke stand

“Digitaliseren” is in de archiefwereld de laatste jaren een sleutelwoord. Dit principe slaat twee vliegen in één klap. Vooreerst vergroot de toegankelijkheid onvoorstelbaar: de vorser kan om het even wanneer en om het even waar ter wereld bronnen raadplegen. Al even belangrijk is de conservatie van de stukken: minder of geen materieel gebruik impliceert minder of geen slijtage. Ook bronnen in privaat bezit worden hierdoor al eens toegankelijk.

Uiteraard komen bronnen die vaak worden geconsulteerd het eerst in aanmerking voor digitalisering. We denken daarbij o.a. aan de parochieregisters en de registers van de burgerlijke stand. Het Algemeen Rijksarchief begon hiermee in 2005. Het systeem kent echter meerdere beperkingen. De hedendaagse technologie maakt veel meer mogelijk, maar zoiets kost (veel) geld. Komt daarbij dat om tot een goede (inhoudelijke, naast de technische) ontsluiting van de bronnen te komen, de gedreven inzet van talrijke vrijwilligers onontbeerlijk is.

Het gemeentebestuur van Aalter was in oktober 2013 met een vrijwilligerswerking voor het archief gestart. Het initiële opzet was het opnieuw (uitgebreid en uniform) klapperen van bronnen zoals de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters (zie de pagina’s Online inventarissen en klappers). Al vlug rees het idee dat met een extra zetje het misschien mogelijk was om ook zelf de technische kant te realiseren. De koppen werden bij elkaar gestoken en in maart 2014 kon een eigen tool worden voorgesteld. Het uitgangspunt was dat de online-versie goed bruikbaar moest zijn voor zowel genealogisch als historisch-wetenschappelijk onderzoek. De registers zijn dan ook gewoon doorlopend gescand (zonder de beginpagina en de oorspronkelijke jaarlijkse index). Door het creëren van interactieve pdf-bestanden, kan worden gezocht op naam (vanuit de index of via de zoekfunctie) of kan er gewoon worden gebladerd.

Planning

• Mei 2015: vijf registers met in totaal ruim 7.000 geboorte- en overlijdensakten gaan online.
• In 2019 komt het online brengen van afgewerkte producten op kruissnelheid.
• De voltooiing van het huidige project is door de corona-pandemie gepland in 2022.

Laatste update: 18 juni 2021 (toevoeging van de Aalterse overlijdens 1843-1850, in totaal 1383 akten, waarvan enkele echtscheidingen. Het aantal digitaal beschikbare akten bedraagt nu: 31 273.

Praktisch

• Om de bestanden niet te zwaar te maken, wordt gewerkt in blokken volgens de vroegere tienjaarlijkse tafels (stemmen, behalve voor Aalter, overeen met de registers). In totaal zullen er 144 bestanden worden gepubliceerd. Voorlopig staan ze onder bijlagen onderaan deze pagina, maar eens er meer zijn, zullen we ze in tabellen plaatsen.
• Je kan de bestanden online bekijken (doe dit bij voorkeur met de Chrome-browser, zeker niet met Internet Explorer), maar het meest eenvoudige is ze downloaden op uw pc en ze dan bekijken via Acrobat. Bij beide werkwijzen zal het al vlug 20-30 seconden duren om een bestand te openen (afhankelijk van de browser en je pc).
• Indien je geen zekerheid hebt om akten terug te vinden, kan je beter eerst gebruik maken van de klappers op de pagina’s Online inventarissen en klappers. Dit zijn overzichten van 1796 tot 1920, die veel vlugger zijn te openen. Je kan nadien veel gerichter zoeken in de eigenlijke akten. De reeks klappers zal in de toekomst ook worden uitgebreid.
• Elk bestand vangt aan met een index. Het volstaat met het klikken op de naam om op de pagina met de akte terecht te komen. Het vergroten van het beeld zal vaak noodzakelijk zijn. Het is technisch mogelijk om enkel de gezochte akte op het scherm te laten verschijnen, maar dit betekende een extra-inspanning van 100 werkdagen. De vrijwilligersgroep vond de meerwaarde hiervan te beperkt.
• Het is mogelijk om de index steeds links op je scherm te zien (enkel bij raadpleging van een gedownload bestand via Acrobat). Activeer hiervoor de werkbalk door bij het openen van het document onderaan op het pdf-icoon en dan in de linkerbalk op de knop "bladwijzer" te klikken. Vanop elke pagina kan je ook via het klikken op het woord “index” terugkeren naar het begin.
• Bij het gebruik van de zoekfunctie, kan je enkel zoeken op namen die in de index zijn opgenomen: de persoon op wie de akte betrekking heeft, eventueel een verwijzing (bij erkenning bijvoorbeeld) of de partner van een overledene (waarbij "e" staat voor echtgeno(o)t(e) en "w" voor weduwe/weduwnaar van).
• De namen zijn in principe overgenomen zoals in de eigenlijke akte (niet de randmelding), zelfs als het duidelijk om een fout ging (dan vaak een opmerking opgenomen). Bij een afwijking tegenover de handtekening van een dichte verwant, ging de voorkeur uit naar de laatste spelling. Wat het hoofdlettergebruik betreft, is hetzelfde principe gehanteerd. Diverse schrijfwijzen in eenzelfde gezin zijn daardoor niet uitzonderlijk. Uiteindelijk is de vorser het best geplaatst om varianten van familienamen te kennen. Dit geldt zeker voor namen met K (of C), Y (of IJ) enz.