Naar inhoud

Uitleenmateriaal

Het gemeentebestuur beschikt over goed uitgebouwde uitleenfaciliteiten. Jaarlijks maken daar zo'n 200 verschillende verenigingen, diensten of bedrijven gebruik van. Wekelijks ontvangt de cel Evenementen een 25-tal aanvragen tot ontlening van gemeentelijk materiaal. Om dit alles in goede banen te leiden en om een vlotte dienstverlening te garanderen, maken we graag een aantal praktische afspraken.

Wie mag ontlenen?

Het gebruik van materiaal wordt toegestaan door het college van burgemeester en schepenen. Personen die het materiaal voor een privédoel wensen te lenen, komen niet in aanmerking, maar wel:

  • gemeentelijke administratie, politie, brandweer, jeugdcentrum, OCMW en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waar gemeente deel van uitmaakt;
  • Aalterse erkende feestcomités en verenigingen;
  • Aalterse scholen, Aalterse sociale instellingen zonder winstoogmerk en Aalterse bedrijven; 
  • overheden en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente deel uitmaakt en
  • niet-Aalterse verenigingen met activiteit in Aalter.

Hoe aanvragen?

De aanvragen moeten schriftelijk, per e-mail of telefonisch gebeuren bij de cel Evenementen, ten vroegste drie maanden en ten laatste één week vóór de activiteit. De aanvrager dient het volgende te vermelden:

  • het gewenste materiaal;
  • het aantal stuks;
  • naam en adres van de gebruiker;
  • naam, adres en telefoonnummer van de verantwoordelijke lener;
  • aard, datum en plaats van de activiteit.

Bij voorkeur gebruik je het draaiboek voor evenementen. Dit formulier vind je onderaan deze pagina.

Behandeling van de aanvragen

Bij het behandelen van de aanvragen wordt prioriteit verleend volgens de datum van ontvangst. Bij gelijktijdige ontvangst van een aanvraag voor dezelfde materialen wordt voorrang gegeven aan die vereniging die voor het eerst of minder vaak een beroep doet op de gemeentelijke uitleenfaciliteiten.

  • De aanvragen worden ten vroegste drie maanden voor de activiteit behandeld. De datum van de aanvragen die te vroeg binnenkomen, worden automatisch herleid naar drie maanden voor de eigenlijke activiteit. Aanvragen van feestcomités hebben altijd voorrang. Let wel, als een erkende vereniging tegelijkertijd met een feestcomité een aanvraag indient, dan krijgt ook de vereniging materiaal toegewezen. De feestcomités hebben niet automatisch recht op alles.
  • Bij aanvragen voor tafels, stoelen, nadar, servies en bestek, geldt een aparte regel. De verdeling gebeurt ten vroegste tien weken voor de activiteit. Ontleners die hun aanvraag later indienen, kunnen enkel aanspraak maken op het materiaal dat dan nog beschikbaar is. 
  • De aanvragen van niet-Aalterse verenigingen met activiteiten in Aalter en Aalterse bedrijven worden ten vroegste vier weken voor de activiteit behandeld.

Belangrijke richtlijnen

  • De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materiaal in geen geval verder uit te lenen, te verhuren aan derden of te gebruiken voor privédoeleinden.
  • Bij gebruik van het ontleende materiaal dienen alle verstrekte richtlijnen inzake de ontlening strikt te worden nageleefd.
  • De ontlener wordt verzocht de gemeentelijke administratie in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij het gebruik van het materiaal, ook als de ontlener hiervoor niet zelf verantwoordelijk zou zijn.
  • Alle aanvragen en handelingen die afwijken van dit reglement, dienen aangevraagd bij en goedgekeurd te worden door het college van burgemeester en schepenen.

Waarborg en retributie

Bij het ontlenen van het materiaal dienen een waarborg en een retributie te worden betaald. De waarborg is een vast bedrag van 100 euro, de retributie daarentegen is afhankelijk van de soort en het aantal materialen. De lijst van deze bedragen ligt ter inzage bij de gemeentelijke administratie en is verkrijgbaar in brochurevorm. De link vind je onderaan deze pagina. De prijzen vermeld op deze lijst zijn geldig voor een ontlening van maximaal zeven kalenderdagen. Voor een ontlening van bijvoorbeeld twee weken, moet de retributie twee keer worden betaald. Uitzonderingen hierop zijn de dvd-speler en de camera: wanneer deze binnen de 24 uur na ontlening worden teruggebracht, geldt een korting van 12,50 euro op de retributie.

Hoe kan je betalen?

Voor de waarborgstelling dient de ontlener jaarlijks ten minste één week voor de eerste ontlening eenmalig een bedrag van 100 euro te storten op de gemeentelijke rekening BE77 7370 1132 9542 met vermelding van de naam van de ontlener en "gebruik uitleenfaciliteiten". Deze waarborg wordt stilzwijgend verlengd.

De retributie en eventuele schade en/of boetes worden binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur betaald.

Vrijstelling van retributie

  • categorie 1: eetgerei (alles gratis, behalve koffiemakers)
  • categorie 5: feestmateriaal (tafels, stoelen, podiumelementen)
  • categorie 6: natuureducatief materiaal   

Bedrag retributie

De retributie van het materiaal bedraagt 1/100ste van de aankoopprijs. De retributie wordt duidelijk in de brochure vermeld. 

  • categorie 1: eetgerei (enkel koffiemakers)
  • categorie 2: audiovisueel materiaal
  • categorie 3: tentoonstellingsmateriaal
  • categorie 4: tent    

Aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of eventuele andere schade die uit het gebruik van het ontleende materiaal zouden voortvloeien.

Ophalen en terugbrengen materiaal

Het ophalen en terugbrengen van materialen (uitgezonderd feestmaterialen) vindt enkel plaats in het gemeentelijk magazijn (Oostmolenhoek 10 - Aalter). Al het materiaal moet door de ontlener op eigen kosten worden afgehaald. De ontlener dient zelf het materiaal in en uit te laden in de eigen wagen. Let op: in het magazijn kunnen geen (extra) aanvragen behandeld worden!

Feestmateriaal (tafels, stoelen, podiumelementen) en de tent worden op de afgesproken data gebracht en opgehaald door de gemeentelijke administratie.

Bij het te laat terugbezorgen van het ontleende materiaal dient per dag 25 euro boete te worden betaald. De ontlening is in principe beperkt tot maximaal 1 werkdag voor de activiteit en 1 werkdag na de activiteit, tenzij anders tussen beide partijen is overeengekomen.  

Beschadiging en/of ontbreken van materiaal

De ontleende materialen moeten worden teruggebracht in dezelfde staat als op het ogenblik van de ontlening. In geval van schade wordt bij ontvangst onmiddellijk de aard ervan vastgesteld. De herstellingskosten zijn ten laste van de ontlener.

In geval van het ontbreken van bepaalde stukken door verlies of diefstal, dient de ontlener in te staan voor de betaling van de ontbrekende stukken. Wanneer het ontleende materiaal vuil of niet schoongemaakt terugkomt, vordert het college een schadevergoeding voor het reinigen van het materiaal.

Praktisch

Evenementen

Europalaan 22
9880 Aalter

tel. 09 325 22 00
fax 09 325 22 40
e-mail
venster sluiten

Update wateroverlast

Wateroverlast

Smeltende sneeuw zorgt plaatselijk voor wateroverlast in Aalter. Politie, brandweer en het gemeentebestuur volgen dit op. Volg zeker de verkeerssignalisatie! 

Niet-toegankelijke straten:

  • Buntelare, Zwagerhullestraat en Gottebeekstraat blijven voorlopig niet bereikbaar. (14/12, 15.00 u)

  • Het kruispunt Artemeersstraat/ Vinktsestraat en Beekstraat zijn afgesloten wegens hoge waterstand Poekebeek. Het blijft wachten tot het waterpeil van de Poekebeek is gezakt. (14/12, 15.00 u)

Toegankelijke straten:

  • Heirstraat (N409) is opnieuw vrij voor alle verkeer. (14/12, 12.00 u)
  • De situatie in het Kraenepoelpad is onder controle. De signalisatie is verwijderd. (14/12, 9.15 u). 

Gewijzigde huisvuilophaling (13/12 en 14/12)

  • De huisvuilophaling is op woensdag 13 december 2017 in een aantal straten niet kunnen doorgaan. Zijn de huisvuilzakken nog niet opgehaald? Haal ze dan binnen en bied ze op woensdag 20 december 2017  opnieuw aan.

  • Inwoners van de Gottebeekstraat, Kerselaarstraat en Vaart-Noord dienen op donderdag 21 december hun huisvuilzakken opnieuw buiten te zetten. Er was geen ophaling door de wateroverlast.

lees meer