Jaarlijks maken daar zo'n 200 verschillende verenigingen, diensten of bedrijven gebruik van de uitleendienst. Om dit in goede banen te leiden, maken we graag een aantal praktische afspraken.
Het lokaal bestuur is op dit moment bezig met een proefproject om dienstverlening 24/7 aan te bieden. Er zal je de vraag worden gesteld of je jouw documenten fysiek of via de 24/7 automaat wilt ophalen.
Voorwaarden
Het materiaal van de gemeentelijke uitleendienst wordt ter beschikking gesteld aan:
- gemeentelijke diensten en aan de gemeente aanverwante diensten;
- erkende feestcomités;
- erkende verenigingen;
- Aalterse scholen en sociale instellingen zonder winstoogmerk;
- andere overheden en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente deel uitmaakt;
- niet-Aalterse verenigingen en/of instellingen (met activiteit in Aalter);
- Aalterse bedrijven.
Hoe aanvragen?
De aanvragen dienen schriftelijk, gericht aan de gemeentelijke administratie (Europalaan 22 in Aalter) of via evenementen@aalter.be te gebeuren. De aanvrager dient duidelijk te vermelden:
- het gewenste materiaal;
- het aantal gewenste stuks;
- bij feestmateriaal, de grote tentoonstellingspanelen, signalisatiemateriaal en sportmateriaal al dan niet gewenst transport door de gemeentelijke diensten;
- naam en adres van de vereniging;
- naam, adres, en telefoonnummer van de verantwoordelijke ontlener;
- aard, datum en aard van de manifestatie;
- bij feestmateriaal en grote tentoonstellingspanelen al dan niet gewenst transport door de gemeentelijke diensten, naam en adres van de vereniging, naam, adres en telefoonnummer van de verantwoordelijke ontlener, aard, datum en plaats van de manifestatie.
Bij voorkeur gebruik je het draaiboek voor evenementen. Dit formulier vind je onderaan deze pagina.
Behandeling van de aanvragen
De aanvragen worden verwerkt volgens verzendingsdatum, rekening houdende met volgende prioriteit:
- gemeentelijke diensten en aan de gemeente aanverwante diensten;
- erkende feestcomités;
- erkende verenigingen;
- Aalterse scholen en sociale instellingen zonder winstoogmerk.
De aanvragen of aanpassingen kunnen ten laatste 10 werkdagen voor de ontlening ingediend worden. Andere overheden, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente deel uitmaakt, niet-Aalterse verenigingen en instellingen (met activiteit in Aalter) en Aalterse bedrijven kunnen enkel aanspraak maken op het materiaal dat dan nog voor handen is.
Belangrijke richtlijnen
-
Je verhuurt of leent het ontleende materiaal niet verder uit en je gebruikt het niet voor privédoeleinden.
-
Bij gebruik van het ontleende materiaal dienen alle verstrekte richtlijnen inzake de ontlening strikt te worden nageleefd.
-
De ontlener wordt verzocht de gemeentelijke administratie in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij het gebruik van het materiaal, ook als de ontlener hiervoor niet zelf verantwoordelijk zou zijn.
- Alle aanvragen en handelingen die afwijken van dit reglement, dienen aangevraagd bij en goedgekeurd te worden door het college van burgemeester en schepenen.
Aansprakelijkheid
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of eventuele andere schade die uit het gebruik van het ontleende materiaal zouden voortvloeien.
Ophalen en terugbrengen materiaal
Het ophalen en terugbrengen van materialen (uitgezonderd feestmaterialen) vindt enkel plaats in het gemeentelijk magazijn (Oostmolenhoek 10). Al het materiaal moet door de ontlener op eigen kosten worden afgehaald. De ontlener dient zelf het materiaal in en uit te laden in de eigen wagen.
Opgelet: in het magazijn kunnen geen (extra) aanvragen behandeld worden!
Feestmateriaal (tafels, stoelen, podiumelementen, nadar) wordt op de afgesproken data gebracht en opgehaald door de gemeentelijke administratie.
Bij het leveren en terughalen van de materialen betaal je een vergoeding van 20 euro per enkele rit. Indien de gevraagde hoeveelheid feestmateriaal meerdere ritten vereist, dient men elke rit per aanvraag te betalen. De lijst met de maximum hoeveelheid feestmateriaal die één voertuig kan bevatten, ligt ter inzage bij de gemeentelijke administratie.
Beschadiging en/of ontbreken van materiaal
De ontleende materialen moeten worden teruggebracht in dezelfde staat als op het ogenblik van de ontlening.
Het opnieuw sorteren van afval, de herstellings- en of reinigingskosten worden ten laste gelegd van de ontlener, de hiervoor geleverde prestaties worden verrekend conform het reglement ‘Werken voor derden’. Reguliere onderhoudskosten vallen ten laste van het gemeentebestuur. In geval van het ontbreken van bepaalde stukken door verlies of diefstal worden de kosten ten laste gelegd van de ontlener. De vervanging of aankoop kan door de ontlener gebeuren op voorwaarde dat minstens aan dezelfde kwaliteit wordt voldaan.
Schade en boetes worden binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur betaald. Indien na 2 herinneringen de factuur nog onbetaald blijft, kan de ontlener uitgesloten worden van verder gebruik van de gemeentelijke uitleenfaciliteiten.
Bij herhaalde beschadiging en/of tekortkomingen (o.a. te laat, te weinig of vuil terugbrengen materialen) kan de ontlener van verdere ontlening uitgesloten worden.
